Setiap event perusahaan memiliki tujuan berbeda. Ada yang ingin memperkuat branding, membangun kedekatan antar karyawan, atau memperkenalkan produk baru ke pasar.
Untuk mencapai hasil maksimal, perusahaan memerlukan EO corporate dengan sistem kerja yang rapi dan terukur.
Tim ArsenEO telah menangani banyak event perusahaan di area Sudirman, SCBD, BSD, dan Tangerang. Dari pengalaman tersebut, kami menyusun workflow khusus agar setiap tahap berjalan lancar tanpa improvisasi berlebihan yang berisiko menurunkan kualitas event.
Workflow Kerja EO Corporate ArsenEO
Proses kerja ini sudah digunakan untuk berbagai format acara perusahaan. Berikut tahapan lengkapnya:
1. Briefing Awal Bersama Perusahaan
Pada tahap ini tim menerima arahan mengenai target event. Misalnya jumlah peserta, karakter audiens, konsep branding, durasi, serta kebutuhan teknis.
Insight penting biasanya muncul dari pertemuan pertama ini. Sebagai contoh, pada sebuah seminar di Sudirman tim kami menemukan bahwa venue memiliki keterbatasan rigging sehingga konsep lighting harus disesuaikan.
2. Penyusunan Konsep dan Flow Acara
Setelah memahami kebutuhan, ArsenEO membuat konsep visual dan flow acara mencakup:
- Rundown corporate event
- Stage flow MC dan speaker
- Layout panggung dan area audience
- Tata suara dan pencahayaan
- Branding booth dan backdrop
Untuk acara launching produk, tim biasanya membuat konsep reveal moment. Misalnya menggabungkan blackout lighting dengan video LED agar momen peluncuran terasa dramatis.
3. Koordinasi Teknis dan Vendor
ArsenEO memiliki tim teknis internal untuk sound system, lighting, LED videotron, dan multimedia. Koordinasi vendor dilakukan agar semua pihak bekerja dengan standar yang sama.
Contoh tugas tim teknis:
- Sound check untuk mic panel dan keynote speaker
- Setting lighting sesuai corporate tone brand
- Sinkronisasi multimedia dengan cue panggung
- Penempatan backdrop agar tidak mengganggu jalur kamera
Pada event di BSD Convention Center, tim kami pernah menyesuaikan posisi mixer dan LED karena jalur registrasi terlalu padat. Pengalaman seperti ini membantu klien menghindari hambatan teknis.
4. Gladi Resik
Gladi resik sangat penting terutama untuk acara formal atau berskala besar. Pada tahap ini kami menguji:
- Mic dan audio speaker
- Alur MC dan moderator
- Perpindahan slide presentasi
- Pergerakan kamera untuk dokumentasi
- Transitions lighting dan video
Biasanya kami menemukan detail kecil yang perlu diperbaiki seperti kesalahan urutan slide atau mikrofon yang terlalu keras untuk panel diskusi.
5. Pelaksanaan Event Pada Hari H
Pada hari pelaksanaan, tim onsite ArsenEO mengatur:
- Registrasi peserta
- Manajemen tamu VIP
- Pantauan audio dan lighting real time
- Pendampingan MC dan speaker
- Kontrol LED dan multimedia
- Koordinasi break session dan catering
Setiap event perusahaan membutuhkan ritme kerja cepat dan komunikasi jelas. Tim ArsenEO sudah terbiasa menangani agenda padat sehingga acara tetap stabil dari awal sampai penutupan.
6. Evaluasi dan Laporan Pasca Event
Setelah event selesai, kami membuat ringkasan evaluasi untuk klien. Biasanya meliputi:
- Kendala teknis yang sempat muncul
- Solusi yang dilakukan tim onsite
- Overview durasi dan flow acara
- Rekomendasi untuk event perusahaan berikutnya
Butuh EO Corporate Profesional di Jakarta?
Diskusikan kebutuhan seminar, launching produk, atau gathering perusahaan Anda bersama tim ArsenEO.
Kami siap memberi rekomendasi konsep dan teknis terbaik agar event Anda tampil maksimal.
Kunjungi arseneventorganizer.com untuk konsultasi awal.