Memilih EO perusahaan bukan sekadar memilih vendor. Ini memilih partner yang akan menerjemahkan tujuan bisnis menjadi acara yang terukur dan berkesan. Berikut tips praktis yang kami gunakan di ArsenEO saat membantu klien corporate di Jakarta dan Jabodetabek.

1. Periksa portofolio dan track record

Portofolio memberi gambaran nyata kemampuan EO. Cari contoh acara sejenis, dokumentasi aftermovie, serta kasus yang menunjukkan problem solving. Tanyakan detail peran EO dalam proyek itu: apakah mereka bertugas full production atau hanya koordinasi vendor.

2. Pastikan kelengkapan layanan teknis

EO yang baik memiliki akses teknis solid: sound system, lighting, videotron, dan live streaming. Keberadaan peralatan internal mengurangi risiko keterlambatan dan biaya markup vendor pihak ketiga. Mintalah spesifikasi teknis untuk memastikan kecocokan dengan venue dan target audiens.

3. Tanyakan SOP safety dan contingency plan

Selalu minta SOP keselamatan, rencana evakuasi, dan contingency plan untuk kendala umum seperti mati listrik atau kondisi cuaca. EO profesional menyediakan checklist H-14 sampai H+1 yang jelas, termasuk proteksi peralatan dan backup teknis.

4. Nilai komunikasi dan responsivitas

Respons cepat dan komunikasi transparan penting sejak awal. Perhatikan durasi respon email atau chat, serta apakah EO menyediakan contact person yang jelas di setiap fase. Koordinasi yang buruk biasanya jadi pemicu masalah di hari H.

5. Periksa jaringan vendor dan partner

EO yang profesional memiliki jaringan vendor teruji untuk catering, security, logistic, dan dekorasi. Pastikan EO dapat menunjukkan referensi vendor dan contoh kerja sama nyata. Jaringan ini menentukan seberapa cepat solusi teknis dapat dijalankan di lapangan.

6. Lihat proposal dan rundown yang diberikan

Proposal harus jelas mencakup konsep, deliverable, timeline, RAB, dan pembagian tugas. Rundown awal memberi gambaran alur acara. Hindari EO yang enggan membuat rundown atau memberikan estimasi kasar tanpa rincian.

7. Evaluasi budget dan transparansi harga

Tanyakan rincian biaya dan skema pembayaran. EO profesional akan menjelaskan komponen biaya, opsi penghematan, dan batasan yang harus diketahui klien. Untuk harga final, selalu gunakan frasa Hubungi Kami saat menuliskan paket di website atau proposal.

8. Cari testimoni dan review dari klien korporat

Testimoni perusahaan besar atau case study memberikan validasi profesionalisme. Minta kontak referensi jika perlu dan cek hasil kerja di platform sosial dan gallery untuk menilai konsistensi kualitas.

Checklist singkat sebelum tanda tangan kontrak

• Apakah EO menyediakan technical rider dan spesifikasi peralatan?
• Apakah ada SOP keselamatan dan contingency plan tertulis?
• Seberapa cepat respon contact person EO pada tahap pra produksi?
• Apakah proposal mencantumkan deliverable dan timeline jelas?
• Apakah ada dokumentasi event sejenis yang bisa diverifikasi?

Internal link dan layanan yang relevan

Backlink utama: https://arseneventorganizer.com

Untuk paket teknis dan layanan produksi lihat: /service

Perlu EO perusahaan yang dapat memenuhi ekspektasi dan KPI Anda? Tim D`Amore by ArsenEO siap jadi mitra dari konsep sampai evaluasi.

Catatan harga: semua paket bersifat kustom. Untuk penawaran silakan Hubungi Kami.